Polityka prywatności

Niniejszy dokument wyjaśnia, w jaki sposób PGMS Jakub Porycki (Administrator) przetwarza dane osobowe.

Możecie Państwo skontaktować się z Administratorem danych osobowych, wysyłając maila na adres: iod@veyrahr.pl bądź wysyłając korespondencję na adres: al. Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa.

I. Definicje

Administrator – PGMS Jakub Porycki, NIP 524-237-55-51, adres: al. Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa.

Dane osobowe – informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.

Polityka – niniejsza Polityka prywatności.

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Serwis – serwis internetowy prowadzony przez Administratora pod adresem https://www.veyrahr.pl.

Aplikacja – platforma analityki HR VeyraHR (panel Klienta), do której prowadzą odnośniki „Zaloguj” i „Rozpocznij” w Serwisie.

Użytkownik – każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z jednej albo kilku usług czy funkcjonalności opisanych w Polityce.

II. Przetwarzanie danych osobowych – cele i podstawy

Administrator na bieżąco prowadzi analizę ryzyka w celu zapewnienia, że Dane osobowe przetwarzane są przez niego w sposób bezpieczny – zapewniający przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator dba o to, by wszystkie operacje na Danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników. Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie Administratora.

W związku z korzystaniem przez Użytkownika z Serwisu Administrator zbiera dane w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnych oferowanych usług, a także informacje o aktywności Użytkownika w Serwisie. Poniżej zostały opisane szczegółowe zasady oraz cele przetwarzania Danych osobowych gromadzonych podczas korzystania z Serwisu przez Użytkownika.

Korzystanie z serwisu

Dane osobowe wszystkich osób korzystających z Serwisu (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies czy innych podobnych technologii), przetwarzane są przez Administratora:

• w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniania Użytkownikom treści gromadzonych w Serwisie – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• w celach analitycznych i statystycznych – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług;
• w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw.

Formularze kontaktowe

Administrator zapewnia możliwość skontaktowania się z nim przy wykorzystaniu elektronicznych formularzy kontaktowych. Skorzystanie z formularza wymaga podania Danych osobowych niezbędnych do nawiązania kontaktu z Użytkownikiem i udzielenia odpowiedzi na zapytanie: imienia i nazwiska, nazwy firmy, adresu email oraz treści wiadomości. Wiadomość z formularza jest przesyłana na skrzynkę email Administratora za pośrednictwem usługi Amazon Simple Email Service (serwery we Frankfurcie).

Dane osobowe są przetwarzane:

• w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi jego zapytania przesłanego przez udostępniony formularz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem jest udzielenie odpowiedzi na zapytanie.

Mapa Google na stronie kontaktowej

Na stronie Kontakt osadzona jest interaktywna mapa Google (usługa Mapy Google, dostawca w EOG: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia), pokazująca lokalizację siedziby Administratora. Przy wyświetleniu strony Kontakt przeglądarka Użytkownika łączy się z serwerami Google, które otrzymują m.in. adres IP, informacje o przeglądarce i odwiedzanej stronie, a Google może zapisać na urządzeniu własne pliki cookie.

• Celem jest ułatwienie Użytkownikowi dotarcia do siedziby Administratora, a podstawą prawną – prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prezentacji lokalizacji siedziby.
• Dane mogą być przekazywane do Google LLC w USA na podstawie decyzji Komisji Europejskiej w sprawie ram ochrony danych UE–USA (EU-US Data Privacy Framework).
• Zasady przetwarzania danych przez Google: https://policies.google.com/privacy.

Użytkownikowi przysługuje prawo sprzeciwu wobec takiego przetwarzania. Aby uniknąć połączenia z serwerami Google, można nie otwierać strony Kontakt i skorzystać z danych adresowych podanych w niniejszej Polityce.

Rejestracja i konto w Aplikacji

Założenie konta firmy w Aplikacji wymaga podania danych firmy (NIP, nazwa, REGON, KRS, adres siedziby – w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej mogą to być dane osobowe przedsiębiorcy) oraz adresu email i hasła administratora konta. Dane firmy mogą zostać uzupełnione automatycznie na podstawie publicznych rejestrów (KRS, wykaz podatników VAT). Hasło jest przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej (skrótu kryptograficznego).

Dane osobowe są przetwarzane:

• w celu zawarcia i wykonania umowy o korzystanie z Aplikacji, w tym obsługi konta, logowania i komunikacji dotyczącej usługi – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i o rachunkowości – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• w celu zapewnienia bezpieczeństwa Aplikacji oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane kadrowe przetwarzane w Aplikacji

Dane pracowników, które Klient importuje do Aplikacji w celu analiz HR, są przetwarzane przez Administratora wyłącznie na zlecenie Klienta, jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO. Administratorem tych danych jest Klient (pracodawca), a zasady ich przetwarzania określa zawierana z nim umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Dane te są przechowywane na serwerach Amazon Web Services w regionie eu-central-1 (Frankfurt, Niemcy). Osoby, których dane dotyczą, powinny kierować swoje żądania w pierwszej kolejności do swojego pracodawcy.

Marketing bezpośredni

Dane osobowe Użytkownika mogą być również wykorzystywane przez Administratora, aby kierować do niego treści marketingowe różnymi kanałami, tj. za pośrednictwem poczty e-mail. Takie działania są podejmowane przez Administratora wyłącznie w przypadku, gdy Użytkownik wyraził na nie zgodę, którą może wycofać w dowolnym momencie.

Administrator może w niektórych przypadkach realizować także marketing bezpośredni za pośrednictwem poczty tradycyjnej. O zamiarze prowadzenia tego rodzaju marketingu Użytkownik zostanie odrębnie poinformowany. Podstawą przetwarzania danych osobowych będzie wówczas art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Względem tego rodzaju marketingu Użytkownikowi przysługuje prawo sprzeciwu.

Zbieranie danych w ramach kontaktów biznesowych

W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera dane osobowe także w innych przypadkach – np. podczas spotkań biznesowych czy poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością. Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji ww. celów.

III. Pliki cookies

Pozyskiwanie danych (w tym danych osobowych) poprzez pliki cookies lub podobne technologie, w tym przetwarzanie danych osobowych.

Informacje ogólne

Pliki cookie to małe pliki tekstowe, które są umieszczane na komputerze przez odwiedzane witryny. Są one powszechnie stosowane w celu usprawnienia działania stron internetowych lub zwiększenia ich wydajności, a także w celu dostarczenia informacji właścicielom witryny. Poniżej wyjaśniamy, których plików cookie używamy i dlaczego.

Wykorzystujemy następujące kategorie plików cookies: sesyjne oraz stałe.

• pliki sesyjne – pozostają na urządzeniu użytkownika aż do opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej);
• pliki stałe – pozostają na urządzeniu przez czas określony w parametrach pliku albo do momentu ich ręcznego usunięcia przez użytkownika.

W jakim celu Administrator używa plików cookie?

Biorąc pod uwagę cel wykorzystania plików, Administrator wykorzystuje dwie kategorie plików cookies: „niezbędne” oraz „opcjonalne”. Pliki są wykorzystywane w następujących celach:

Pliki cookies „niezbędne” – w celu i w zakresie niezbędnym do prawidłowego wyświetlenia strony www. Chodzi o zapewnienie podstawowych funkcji, takich jak bezpieczeństwo, zarządzanie siecią i dostępność. Można je wyłączyć, zmieniając ustawienia przeglądarki, ale może to mieć wpływ na funkcjonowanie witryny. Do tej kategorii należy również zapis w pamięci przeglądarki (localStorage) o nazwie veyra_consent, w którym przechowujemy Twoje wybory dotyczące plików cookies, oraz – w Aplikacji – zapis veyra_token, utrzymujący sesję zalogowanego użytkownika.

Pliki cookies „opcjonalne”: analityczne – w celu badania preferencji osób korzystających ze strony. Wyniki tych badań są wykorzystywane na potrzeby polepszenia jakości wyświetlania strony. Wykorzystanie tej kategorii plików cookies opiera się na zgodzie użytkownika.

Wskazane dane nie są łączone z takimi informacjami jak imię i nazwisko, adres e-mail i innymi danymi umożliwiającymi łatwą identyfikację osoby odwiedzającej stronę internetową.

Cookies analityczne (stron trzecich)

Przeczytaj omówienie Google dotyczące prywatności i ochrony danych: https://support.google.com/analytics/answer/3379636?hl=pl

W każdej chwili można wycofać zgodę i wstrzymać instalację i pozyskiwanie danych poprzez cookies – w „Ustawieniach cookies” w stopce strony. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Pliki cookie Map Google

Przy wyświetleniu strony Kontakt Google może zapisać na urządzeniu własne pliki cookie (np. NID) związane z działaniem osadzonej mapy. Mapa ładuje się niezależnie od zgody na cookies analityczne – szczegóły w części II, „Mapa Google na stronie kontaktowej”.

Kontrolowanie i usuwanie plików cookie

Większość przeglądarek oferuje możliwość akceptowania lub odrzucania wszystkich plików cookie. Użytkownik może również z łatwością zmienić ustawienia dotyczące plików tego typu w ustawieniach przeglądarki. Pamiętaj, że zablokowanie wszystkich ciasteczek ze strony Serwisu może spowodować trudności w działaniu lub zupełnie uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcjonalności naszej strony.

Zarządzanie i usuwanie plików cookie różni się w zależności od używanej przeglądarki. Dokładne informacje na ten temat można uzyskać, korzystając z funkcji Pomoc w przeglądarce lub odwiedzając stronę internetową https://www.allaboutcookies.org, na której jest wyjaśnione, jak kontrolować i usuwać pliki cookie w większości przeglądarek.

Możesz zobaczyć informacje dotyczące poszczególnych przeglądarek na ich stronach pomocy:

• Google Chrome
• Apple Safari
• Microsoft Edge
• Mozilla Firefox
• Opera

Aby zrezygnować z mechanizmu Google Analytics na wszystkich witrynach, odwiedź: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Dane eksploatacyjne

Nawet w przypadku braku instalacji plików cookies administrator serwisu może uzyskiwać dostęp do następujących danych charakteryzujących sposób korzystania ze strony www (dalej: inne dane eksploatacyjne):

• numer ID przydzielony urządzeniu osoby odwiedzającej stronę,
• oznaczenia identyfikujące zakończenie sieci telekomunikacyjnej,
• system teleinformatyczny (rodzaj urządzenia, system operacyjny, przeglądarka internetowa), z którego korzysta Internauta,
• informacje o rozpoczęciu, zakończeniu oraz zakresie każdorazowego korzystania z witryny.

Dla zapewnienia jak najwyższej jakości serwisu okazjonalnie analizujemy pliki z logami w celu określenia: które strony odwiedzane są najczęściej, jakie przeglądarki stron WWW są stosowane, czy struktura strony nie zawiera błędów itp.

Dane eksploatacyjne nie są łączone z takimi informacjami jak imię i nazwisko, adres e-mail oraz innymi danymi umożliwiającymi łatwą identyfikację osoby odwiedzającej stronę internetową.

Ochrona danych osobowych

Informacje pozyskiwane poprzez mechanizm cookies oraz dane eksploatacyjne mogą stanowić dane osobowe w rozumieniu RODO w pewnych wyjątkowych sytuacjach. Jeżeli wskazane powyżej informacje zostaną zakwalifikowane jako dane osobowe, to administratorem danych osobowych jest Administrator. Nawet w przypadku wątpliwości, czy określona kategoria informacji jest daną osobową, Administrator wprowadza mechanizmy chroniące tę informację jak daną osobową.

Przetwarzanie powyższych kategorii danych w zakresie, w jakim jest to niezbędne do prawidłowego wyświetlenia strony (cookie „niezbędne”), opiera się na tzw. uzasadnionym interesie administratora serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W tym celu może dochodzić do:

• okazjonalnego analizowania plików z logami w celu określenia: z jakich przeglądarek korzystają osoby odwiedzające stronę; które zakładki, strony lub podstrony są najczęściej lub najrzadziej odwiedzane lub przeglądane; czy struktura strony nie zawiera błędów;
• zapobiegania nieuprawnionemu dostępowi do strony internetowej i rozprowadzaniu złośliwych kodów, przerywania ataków typu „odmowa usługi”, a także przeciwdziałania uszkodzeniu systemów komputerowych i systemów łączności elektronicznej.

W powyższych przypadkach przysługuje Ci prawo do zgłoszenia sprzeciwu (gdy przetwarzanie następuje na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Natomiast jeżeli wyrazisz zgodę na instalację plików cookies „opcjonalnych” (analitycznych, np. dostarczanych przez Google Analytics), to informacje zebrane w ten sposób będą wykorzystywane do celu badania preferencji osób korzystających z naszej strony www z przeznaczeniem wyników tych badań na potrzeby polepszenia jakości wyświetlanej strony. W tym przypadku podstawą przechowywania informacji i uzyskiwania do nich dostępu na urządzeniu Użytkownika jest art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej, a podstawą przetwarzania danych osobowych – zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

W każdej chwili możesz zgodę wycofać i usunąć pliki cookies z urządzenia. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Odbiorcy danych: podmioty wskazane w części VI.

Usuwanie danych pozyskiwanych poprzez mechanizm cookies oraz danych eksploatacyjnych

Dane osobowe zostaną usunięte lub zanonimizowane maksymalnie po upływie okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń związanych z korzystaniem ze strony (nie później niż w ciągu 12 miesięcy od dnia utrwalenia) lub wcześniej, jeżeli zgłosisz skuteczny sprzeciw. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji ww. celów.

IV. Okresy przetwarzania danych osobowych

Okres przechowywania zależy od rodzaju świadczonych usług i celu przetwarzania. Co do zasady dane przetwarzamy przez czas korzystania z serwisu. W przypadku wysyłania zapytania za pomocą formularza kontaktowego dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Dane konta w Aplikacji przechowujemy przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i o rachunkowości lub do upływu terminu przedawnienia roszczeń. W przypadku marketingu bezpośredniego dane osobowe będą przetwarzane do momentu zgłoszenia sprzeciwu. W przypadku gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda – do momentu jej wycofania.

Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

V. Prawa podmiotu danych

Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do treści danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, można ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

Żądanie dotyczące realizacji praw Podmiotów danych można złożyć mailem na adres: iod@veyrahr.pl bądź wysyłając żądanie w formie pisemnej na adres: al. Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa.

VI. Komu przekazujemy dane

Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy i współpracownicy Administratora.

W związku z realizacją usług Dane osobowe mogą być ujawniane zewnętrznym podmiotom, które przetwarzają je na zlecenie Administratora, w szczególności:

• Amazon Web Services EMEA SARL (Luksemburg) – hosting Serwisu i Aplikacji, baza danych oraz wysyłka wiadomości email; dane przechowywane są w regionie eu-central-1 (Frankfurt, Niemcy);
• Google Ireland Limited (Irlandia) – statystyki odwiedzin (Google Analytics, po wyrażeniu zgody) oraz mapa na stronie Kontakt (Mapy Google);
• dostawcom usług poczty email, księgowych i prawnych – w zakresie niezbędnym do ich świadczenia.

Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Użytkownika właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

VII. Przekazywanie danych osobowych poza EOG

Dane Serwisu i Aplikacji, w tym dane kadrowe importowane przez Klientów, są przechowywane na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej (AWS, Frankfurt). Część naszych dostawców należy jednak do grup kapitałowych z siedzibą w USA, dlatego dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy:

• do Google LLC (USA) – w związku z korzystaniem z Google Analytics i Map Google;
• do Amazon Web Services, Inc. (USA) – w ograniczonym zakresie, np. przy obsłudze technicznej usług chmurowych.

Takie przekazanie odbywa się z zachowaniem odpowiedniego poziomu ochrony, na podstawie:

• decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU-US Data Privacy Framework – obaj dostawcy uczestniczą w tym programie;
• a uzupełniająco – standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

VIII. Aktualizacja polityki prywatności

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.

Ostatnia aktualizacja 26.09.2026 r.